Czy arkusze Google mogą zastąpić płatny CRM?
Spis treści
Zarządzanie relacjami z klientem jest kluczowe dla sukcesu firmy. Gromadzenie, przechowywanie i analizowanie danych o klientach pomaga lepiej zrozumieć ich potrzeby i wyjść im naprzeciw. To właśnie wysoka jakość obsługi i rozwiązywanie realnych problemów Twoich klientów może dać Ci przewagę nad konkurencją i determinować to, czy osiągniesz sukces w biznesie.
W poprzednim artykule omówiłem, czym jest CRM i jak pomaga zarządzać relacjami z klientem. Warto podkreślić, że system CRM jest świetnym narzędziem w momencie, gdy faktycznie mamy handlowców, dział obsługi klienta i na tyle rozwiniętą firmę, że na pewnym etapie nie warto oszczędzać nad rozwiązaniami. Jest to rozwiązanie, które wiąże się z określonymi kosztami, jednak istnieje bezpłatna alternatywa. Arkusze Google – bo o nich mowa – również mogą być skutecznym narzędziem do gromadzenia danych o klientach i zarządzania nimi.
W niniejszym artykule postaram się przedstawić funkcjonalności i zalety wykorzystywania Google Sheets do zarządzania relacjami z klientem. Omówię także aspekty, w których płatny CRM ma przewagę nad arkuszami Google. Na koniec spróbuję odpowiedzieć na kluczowe pytanie – czy arkusze Google mogą zastąpić płatny CRM?
Płatny CRM vs. Arkusze Google
System CRM to bardzo funkcjonalne narzędzie, które oferuje wiele możliwości przy zarządzaniu relacjami z klientem. Umożliwia i usprawnia m.in. takie działania jak zarządzanie danymi, automatyzacja sprzedaży i marketingu, zarządzanie projektami i obsługą klienta czy analizę danych i raportowanie. W znacznym stopniu pomaga uporządkować działania mające na celu budowanie długofalowych relacji z klientami i zapewnienie im możliwie najlepszej obsługi.
W tym artykule zamierzam porównać płatny CRM z arkuszami Google i sprawdzić, czy mogą one go zastąpić. Wybrałem kilka kryteriów, pod względem których dokonam porównań między tymi dwiema opcjami. Czy darmowe rozwiązanie, jakim jest Google Sheets, może zastąpić płatny system, który daje tyle możliwości? Przekonajmy się!
CRM vs. Google Sheets – koszty
Jedną z najważniejszych różnic są oczywiście koszty. W przypadku CRM musisz liczyć się z tym, że trzeba za niego zapłacić. Ile? Tutaj, aż prosi się napisać słynne – TO ZALEŻY 😉. Ceny systemów CRM wahają się od 50 zł do nawet 2000 zł za użytkownika! Przeglądając ceny poszczególnych systemów, można przyjąć, że średni koszt za użytkownika to ok. 300-500 zł. Czy to dużo, czy mało? Ponownie – to zależy, od wielkości firmy, a także jej sytuacji finansowej i organizacyjnej.
W zależności od danego programu CRM i wybranego wariantu wraz z ceną rosną oczywiście możliwości, jednak co w przypadku kiedy firma nie może sobie pozwolić na poniesienie kosztów związanych z systemem CRM? Czy takie przedsiębiorstwo jest skazane na chaos w zarządzaniu danymi klientów? Absolutnie nie, właśnie tutaj z pomocą przychodzą arkusze Google, które są bezpłatne.
Arkusze oferują oczywiście mniej opcji i funkcjonalności, jednak nadal w znacznym stopniu umożliwiają organizowanie danych klientów i zarządzanie relacjami. Dla firm, które nie mają budżetu pozwalającego na płatny CRM, Google Sheets są naprawdę wartościowym rozwiązaniem i szansą na budowanie pozytywnych relacji z klientami.
Dostępność aplikacji
Obecnie coraz więcej osób korzysta z mobilnych urządzeń jak telefon czy tablet. Często potrzebujemy sprawdzić coś lub wprowadzić dane, kiedy jesteśmy w tzw. biegu. Tutaj mamy do czynienia z kolejną różnicą między programem CRM a arkuszami. Nie każdy program CRM ma swoją dedykowaną aplikację, a to wymaga logowania się przez stronę www. Często trwa to dłużej i nie jest tak wygodne w użyciu.
W przypadku arkuszy Google możemy pobrać dedykowaną aplikację i korzystać wygodnie na telefonie czy tablecie. Nie ma potrzeby logowania się przez stronę internetową, wystarczy włączyć aplikację, która jest prosta w obsłudze i intuicyjna. Dla niektórych jest to niewielka różnica, a dla innych większy komfort użytkowania ma istotne znaczenie. Niezależnie od tego, do którego typu osób się zaliczasz, trzeba przyznać, że dedykowana bezpłatna aplikacja to niewątpliwy atut arkuszy Google.
Personalizacja i automatyzacja w arkuszach Google
Dużą zaletą arkuszy Google jest możliwość personalizacji kolumn i ustawienia ich zgodnie z potrzebami. Możemy określić jakie parametry chcemy mierzyć i kontrolować, a przecież każda firma ma swoją charakterystykę i specyfikę. Możliwość stworzenia arkusza idealnie dopasowanego do danego biznesu jest ogromnym plusem w przypadku Google Sheets. Poniżej możesz zobaczyć arkusz, który sami prowadzimy dla działań naszej firmy.
Jak widzisz, arkusz pozwala nam kontrolować bardzo wiele aspektów. Umożliwia m.in. porządkowanie takich danych jak źródło leada, potrzeby klienta, kamienie milowe, osoby odpowiedzialne za poszczególne zadanie czy mierzenie konwersji. Konwersja wylicza się automatycznie i jest zależna od statusu. Kiedy w przypadku danego zdarzenia wybierzemy opcję „wygrana”, procent konwersji wzrośnie, zaś w przypadku przegranej – zmaleje.
Wymieniłem jedynie kilka z funkcji, jakie daje nam stworzony arkusz. Jest on przede wszystkim świetnym narzędziem, które pomaga nam zarządzać procesami w firmie i odpowiednim zarządzaniem relacjami z klientami. Dzięki arkuszowi mamy uporządkowane istotne dane i możemy skutecznie zarządzać naszymi działaniami. Pozwala nam to na sprawną obsługę naszych klientów i reagowanie na ich oczekiwania. Dzięki temu, że szybko odpowiadamy na potrzeby klientów, możemy budować z nimi trwałe i długofalowe relacje. To z kolei przekłada się na sukces firmy i osiąganie dobrych wyników.
Arkusze Google nadają się również świetnie do automatyzacji ze stroną www. Mianowicie można wprowadzić taką automatyzację, że po wypełnieniu formularza kontaktowego na stronie internetowej, dane klienta będą dodawać się automatycznie do naszego arkusza. Dokładnie taką automatyzację stworzyliśmy dla naszego klienta, którym był deweloper z małopolski – Angelhome sp. z o.o. Pomogło to znacznie usprawnić prowadzenie bazy klientów i zarządzać danymi oraz relacjami z klientami, których, jak możesz się domyślać, w przypadku dewelopera było naprawdę wielu.
Stworzymy funkcjonalny arkusz Google dla Twojej firmy
W czym płatny CRM jest lepszy od arkuszy Google?
W tym artykule skupiam się w głównej mierze na pokazaniu zalet bezpłatnych arkuszy Google, jednak muszę także podkreślić aspekty, w których płatny CRM ma przewagę. Jednym z nich jest zaciąganie danych klienta z GUS, a te następnie mogą być użyte przy tworzeniu umowy, jeśli mamy wgrany szablon w CRM. Znacznie usprawnia i przyspiesza to pracę. Dzięki tej opcji nie tylko oszczędzamy czas, ale także minimalizujemy ryzyko popełnienia błędu, które jest znacznie większe przy ręcznym wypełnianiu danych na umowie.
Istnieje znacznie więcej funkcji, w których płatny CRM ma przewagę nad arkuszami, jednak żeby je wszystkie omówić, ten artykuł musiałby być naprawdę długi, dlatego omawiam w nim kilka wybranych aspektów. Na pewno warto wspomnieć o takich możliwościach CRM jak moduł ofertowania, model prospectingu czy prognozowanie sprzedaży na podstawie lejka. Jest to wyraźna przewaga programów CRM nad darmowymi arkuszami od Google.
Nie zmienia to faktu, że dla wielu firm, zwłaszcza tych z mniejszym budżetem, Google Sheets mogą być bardzo przydatnym narzędziem, które usprawni i uporządkuje działania. W wielu przypadkach arkusze mogą być wystarczające i nie ma potrzeby wydawania pieniędzy na płatne programy.
Podsumowanie
Mimo że system CRM ma wyraźną przewagę nad arkuszami Google i znacząco pomaga zarządzać danymi, to nadal firm nie decyduje się na to rozwiązanie. Czy wynika to z faktu niechęci wydawania pieniędzy, czy innych powodów to kwestia indywidualna każdej z firm. Moim zdaniem prowadzenie bazy klientów i nadzorowanie działań powinno mieć miejsce w każdym przedsiębiorstwie.
Między innymi dlatego powstał ten artykuł, aby pokazać, że nie trzeba ponosić ogromnych kosztów, aby zarządzać danymi i relacjami z klientami. Choć płatne programy oferują o wiele więcej możliwości, to w przypadku wielu firm arkusze Google mogą być wystarczające. Jak na fakt, iż są w pełni darmowe, to dają naprawdę wiele możliwości.
Gromadzenie danych, analizowanie ich oraz zarządzanie nimi, pomaga w sprawnym funkcjonowaniu firmy i prowadzeniu odpowiednich działań. Kiedy świadomie nadzorujemy obsługę klientów, możemy wnieść ją na wyższy poziom i na bieżąco reagować na potrzeby naszych klientów. W obecnych czasach, gdzie mamy do czynienia z ogromną konkurencją niemal w każdej branży to właśnie jakość obsługi klientów może dać nam przewagę.
Jak widzisz, można skutecznie zarządzać danymi i relacjami z klientem, nie wydając na to nawet złotówki. Myślę, że jest to duża zachęta do wprowadzenia w firmie arkusza Google, w którym można organizować i nadzorować najistotniejsze dane i procesy. Jeśli jednak sytuacja Twojej firmy na to pozwala, możesz zdecydować się na bardziej funkcjonalny, aczkolwiek często drogi program CRM. Wszystko to zależy od finansów i struktury organizacyjnej Twojej firmy oraz zwyczajnie od potrzeb i skali działań. Odpowiednia analiza i przemyślenie sprawy pozwoli Ci wybrać najlepszą opcję.
Tomasz Dominiak